Horizontaal Toezicht Management Systeem (HTMS)

De implementatie, borging en verankering van Horizontaal Toezicht vindt plaatst middels een PDCA-cyclus. Ter ondersteuning ontwikkelde HTMSzorg.nl een compleet en doordacht Horizontaal Toezicht Management Systeem (HTMS).

Horizontaal Management Toezicht Zorg HTMS tool

Eén centraal opslagpunt

Het HTMS biedt één centraal opslagpunt voor alle relevante informatie en documentatie (waaronder uw digitale bewijslast) m.b.t. uw HT-implementatie. Het HTMS is altijd en overal voor iedereen met de juiste autorisatie toegankelijk.

Creëer betrokkenheid

Het HTMS betrekt uw medewerkers in het HT-implementatieproces met automatische taken, alerts en reminders. Daarnaast beschikt het systeem over handige workflow voor controles, her-controles, issue afhandeling en sign-off’s in de verantwoordingsfase.

Dashboards en rapportages

Het HTMS toont uw compliance (verantwoording over opzet, bestaan en werking) aan middels overzichtelijke dashboards en rapportages aan verzekeraars, management en toezichthouders. In slechts enkele muisklikken toont u de digitale bewijslast over de uitgevoerde controles.

Veilig en betrouwbaar

Het HTMS is een ISO27001/ NEN7510 gecertificeerde cloud-oplossing en is snel te implementeren. Periodiek wordt de programmatuur aan penetratietesten onderworpen om veiligheidslekken uit te sluiten.

HTMS zorg functionaliteiten

Het HTMS biedt ondersteuning voor elke fase in de implementatiestrategie voor Horizontaal Toezicht. De ontwikkelde HT-producten (o.a. het instapmodel en control-framework) zijn daarin naadloos geïntegreerd.

1.Inventarisatiefase – Instapmodel

De inventarisatiefase doorloopt u aan de hand van een handig digitaal werkboek. Samen met uw collega’s werkt u het instapmodel uit, waarbij alle relevante informatie centraal opgeslagen wordt en deze breed toegankelijk komt voor alle belanghebbenden.

U bepaalt voor elke bouwsteen het huidige volwassenheidsniveau, en legt vast waarop dit gebaseerd is (IST situatie). U legt vervolgens het gewenste volwassenheidsniveau vast (SOLL situatie), inclusief een Plan van Aanpak (met automatische taken richting collega’s) hoe dit te bereiken.

Instapmodel

2. Verbeterfase – overzicht implementatiestatus en (verbeter)acties

De HT-tooling houdt continu bij welk volwassenheidsniveau de ‘bouwblokken’ uit het instapmodel hebben, en worden op overzichtelijke wijze gepresenteerd in het “Implementatie-status” overzicht. Zo is direct duidelijk waar er nog werk aan de winkel is.

De verschillende werkzaamheden, lees: acties die zijn belegd bij de verschillende betrokkenen in de organisatie, treft u overzichtelijk gepresenteerd in het HTMS. Dit geldt ook voor de betrokken medewerkers zelf, die inzage hebben in hun acties vanuit hun persoonlijke actielijst.

Taakoverzicht

3. Implementatiefase – Control Framework

Na de uitvoering van de risicoanalyse heeft u zicht op de te implementeren beheersmaatregelen die uiteraard al beschikbaar zijn in het HTMS. Per controle/ beheersmaatregel legt u aanvullende relevante informatie vast (boven op de al aanwezige informatie uit het control-framework) zoals de verantwoordelijke, de controle-instructies en de controle-frequentie.

Voor alle geselecteerde controles/ beheersmaatregelen (Risico: Midden + Hoog) in het control-framework worden de (toekomstige) resultaten bijgehouden van de uitgevoerde controles.

Overzicht maatregelen

4. Verantwoordingsfase – Periodieke controles

Op grond van de ingevulde en geselecteerde controles uit het control-framework genereert u periodieke controle-plannen van waaruit de afzonderlijke controles worden aangeboden bij de verschillende functionarissen in de organisatie op hun eigen overzichtelijke werklijst.

Medewerkers werken de controles af en leggen direct de informatie vast, welke dient als (digitale) bewijslast en geven aan of de controles succesvol zijn uitgevoerd of niet.

Werklijst maatregelen

5. Verantwoordingsfase – Rapporteren over opzet, bestaan en werking

Door periodieke uitvoering van de controleplannen bouwt u een uitgebreide historie op over de opzet, bestaan en werking van Horizontaal Toezicht binnen uw organisatie. Het HTMS biedt hiervoor uitgebreide dashboard- en rapportage mogelijkheden.

Dashboards en rapportages verstrekken informatie over de gevoerde interne audits (welke beheersmaatregelen maakten deel uit van een periodiek controlemoment, en wat waren de resultaten) en bieden toegang tot de bewijslast per individuele uitgevoerde controle/ beheersmaatregel.

Rapportage uitgevoerde controles

6. Eigen controles/ beheersmaatregelen

Het HTMS biedt ook de mogelijkheid om eigen controles/ beheersmaatregelen op te voeren ter ondersteuning van de uitvoering van uw eigen beleid en strategie, procedures en werkafspraken. Kortom een complete oplossing voor de volledige beheer-/ control-cyclus in uw organisatie, team of afdeling.

Meer weten over de mogelijkheid van het opvoeren van eigen maatregelen-set, controles en of beheersmaatregelen? We laten het u graag zien in een demo bij u op locatie.

Toevoegen eigen controleplannen

Over ons

HTMSzorg.nl is een initiatief van Zapphire BV. Zapphire helpt zorginstellingen hun kwaliteit, veiligheid en efficiency te vergroten met behulp van slimme softwareoplossingen. Zapphire is binnen de Nederlandse ziekenhuizen bekend van Supportbook en MTbook.

Supportbook

Nederlandse ziekenhuizen maken op grote schaal gebruik van Supportbook om de wijzigingen in hun ZIS/ EPD op regelmatige basis te toetsen, testen en accepteren. Meer informatie.

MTbook

MTbook ontsluit meer dan 11.500 Medische apparaten en voorziet assetmanagement-systemen (o.a. Ultimo en Topdesk) van stamgegevens voor een adequaat beheer en onderhoud van de medische technologie. Meer informatie

Ons Team

Maak kennis met het team achter HTMS zorg.

Bas van Dijk

Directeur

Binnen Zapphire zorgt Bas voor de algehele coördinatie en sturing van het team. Daarnaast adviseert hij klanten over compliance, beheersituaties, projecten en de verankering van resultaten middels software.

Ewout Kuijer

Productmanager & sales

Ewout heeft ruime ervaring met project- en teammanagement binnen complexe organisaties. Binnen Zapphire is Ewout actief als productmanager en verantwoordelijk voor de sales van de diverse producten die Zapphire biedt.

Geert-Jan Hento

Ontwikkelaar & infra-beheerder

Geert-Jan vertaalt klantwensen naar code en functionaliteit, met in zijn skill-set in meerdere programmeertalen en projectmanagement methodieken. Daarnaast zorgt Geert-Jan voor de gehele infrastructuur en adequate beveiliging.

Jurriën Philips

Ontwikkelaar & security-officer

Na het afronden van zijn HBO informatica opleiding is Jurriën begonnen als software ontwikkelaar bij Zapphire. Jurriën houdt zich bezig met de producten MTbook, Supportbook en HTMSzorg.nl en is aangesteld als security-officer.

Raymon Bunt

Ontwikkelaar & infra-beheer

Raymon heeft zijn HBO Informatica afstudeerstage bij Zapphire uitgevoerd en is hierna begonnen als software ontwikkelaar. Hij houdt zich bezig met geautomatiseerd testen en ontwikkelt slimme toepassingen.

Martijn Luub

Ontwikkelaar

Martijn is opgeleid tot medisch bioloog en heeft elf jaar voor de klas gestaan. Onlangs heeft Martijn zich laten omscholen en is bij Zapphire een nieuwe uitdaging aangegaan als softwareontwikkelaar. Hij houdt zich bezig met het automatiseren van test-scripts en het continu verbeteren van Supportbook.

Marjolein Giethoorn

Manager Backoffice & (Team) Support

Binnen team Zapphire ben ik verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de backoffice, daarnaast actief betrokken bij de ondersteuning van de marketing en sales van onze producten Supportbook en Controlbook. Voor wat betreft Controlbook deel ik mijn kennis en expertise op het gebied van kwaliteits- en managementsystemen en de onderliggende gebruikte bedrijfssoftware.